Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

KOCOA ("my", "nas", "nasz") obsługuje kocoa.nl i markę innerTIDE. Zobowiązujemy się do ochrony Państwa danych osobowych zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz obowiązującymi holenderskimi i unijnymi przepisami dotyczącymi prywatności.

2. Jakie dane gromadzimy

Gdy odwiedzają Państwo naszą stronę internetową, składają zamówienie lub zakładają konto, możemy gromadzić: imię i nazwisko, adres e-mail, adres wysyłki i adres rozliczeniowy, numer telefonu, informacje dotyczące płatności (przetwarzane bezpiecznie przez naszego dostawcę usług płatniczych - nigdy nie przechowujemy danych karty) oraz wszelkie informacje podane przez Państwa podczas kontaktu z nami lub składania zapytania hurtowego.

Recenzje produktów

Jeśli napiszą Państwo recenzję produktu, publikujemy podany przez Państwa podpis (sugerujemy imię i pierwszą literę nazwiska), ocenę i tekst, typ skóry i miejscowość, jeśli zostaną podane, język recenzji i jej datę. Przechowujemy też, ale nigdy nie pokazujemy, zamówienie, którego dotyczy recenzja, oraz Państwa konto, jeśli je Państwo mają, aby sprawdzić zakup i przyznać punkty premiowe. Podstawą prawną jest Państwa zgoda wyrażona przez wysłanie recenzji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w przypadku punktów premiowych – warunki programu nagród, które stanowią umowę z Państwem (art. 6 ust. 1 lit. b), a w celu sprawdzenia zakupu i zapobiegania nadużyciom – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f). Przechowujemy recenzję, dopóki produkt jest w sprzedaży, lub do czasu, gdy poproszą Państwo o jej usunięcie: zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać, korzystając z danych kontaktowych w punkcie 10 poniżej. Jeśli usuną Państwo konto, opublikowane recenzje pozostaną widoczne pod podanym przez Państwa podpisem, chyba że poproszą nas Państwo o ich usunięcie. Recenzję, którą wykluczymy lub usuniemy na Państwa prośbę, kasujemy w ciągu 30 dni; zachowujemy jedynie informację, że istniała, wraz z powodem i datą.

3. Konta użytkowników

Gdy tworzą Państwo konto, przechowujemy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail, zapisane adresy i historię zamówień. Mogą Państwo przeglądać, aktualizować lub usuwać dane swojego konta w dowolnym momencie w ustawieniach konta. Jeśli zażądają Państwo usunięcia konta, usuniemy Państwa dane osobowe w ciągu 30 dni, z wyjątkiem przypadków, gdy ich przechowywanie jest wymagane przez prawo (np. dokumentacja podatkowa).

4. Jak wykorzystujemy Państwa dane

Wykorzystujemy Państwa dane w celu: przetwarzania i realizacji zamówień, zarządzania Państwa kontem, zapewnienia obsługi klienta, wysyłania e-maili transakcyjnych (potwierdzenia zamówień, aktualizacje wysyłki), wysyłania komunikatów marketingowych (wyłącznie za Państwa wyraźną zgodą, którą potwierdzają Państwo, klikając link w naszej wiadomości potwierdzającej), analizowania korzystania z witryny internetowej w celu ulepszania naszych usług, zapobiegania oszustwom i przestrzegania zobowiązań prawnych.

Aby pokazać Państwu koszt wysyłki do Państwa kraju, jednorazowo wykorzystujemy Państwa adres IP do oszacowania Państwa kraju; nie przechowujemy go w tym celu.

5. Pliki cookie i śledzenie

Na naszej stronie internetowej używamy plików cookie i podobnych technologii. Mogą Państwo zarządzać swoimi preferencjami w dowolnym momencie za pomocą ustawień plików cookie w stopce. Pliki cookie dzielimy na następujące kategorie:

Niezbędne pliki cookie

Wymagane do działania strony internetowej (np. koszyk zakupów, uwierzytelnianie, preferencje dotyczące zgody na pliki cookie). Nie można ich wyłączyć.

Analityczne pliki cookie

Google Analytics 4, Microsoft Clarity i PostHog pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób odwiedzający korzystają z naszego serwisu, w tym odsłony stron, głębokość przewijania, kliknięcia (w tym powtarzane kliknięcia i kliknięcia, które nic nie robią), szybkość ładowania stron, mapy cieplne kliknięć i nagrania sesji. Google Analytics wykorzystujemy także do naszej reklamy Google, jak opisano w sekcji plików cookie marketingowych. Mogą je Państwo w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach plików cookie. Gdy zamówienie zostanie opłacone lub nastąpi zwrot płatności, nasz serwer przekazuje tę informację również do Google Analytics i PostHog, niezależnie od wybranych przez Państwa ustawień plików cookie: numer zamówienia, kwotę, walutę, język i ewentualnego polecającego partnera afiliacyjnego, produkty (tylko do Google Analytics), identyfikator Państwa konta, jeśli mają Państwo konto, oraz, w przypadku PostHog, identyfikator sesji przeglądania, jeśli została zarejestrowana, oraz, w przypadku Google Analytics, identyfikator analityczny Państwa przeglądarki i wizyty, jeśli został zarejestrowany. Te zgłoszenia serwera nie zawierają Państwa imienia i nazwiska ani adresu e-mail.

Marketingowe pliki cookie

Meta Pixel (Facebook/Instagram) pozwala nam mierzyć skuteczność naszych kampanii reklamowych i wyświetlać Państwu odpowiednie reklamy. Korzystamy także z Google Analytics 4 do reklamy Google: tag Google wyszukuje adresy e-mail, numery telefonu, imiona i nazwiska oraz adresy wpisywane lub wyświetlane na naszych stronach, na przykład przy składaniu zamówienia lub na Państwa koncie (w tym adres dostawy wpisany dla innej osoby), przekształca je w Państwa przeglądarce w kod jednokierunkowy (skrót SHA-256) i wysyła ten kod do Google. Państwa kod pocztowy i kraj są wysyłane w niezmienionej postaci. Google dopasowuje kody do kont Google, aby mierzyć, które reklamy doprowadziły do zakupu, oraz wyświetlać nasze reklamy w usługach Google, także Państwu. Google nie otrzymuje od nas Państwa adresu e-mail, numeru telefonu, imienia i nazwiska ani adresu w czytelnej postaci. Jeśli są Państwo zalogowani na koncie Google i zezwalają na reklamy spersonalizowane, Google łączy ponadto Państwa wizyty z tym kontem (Google signals) na potrzeby raportów między urządzeniami i list odbiorców reklam. Mogą Państwo je w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach plików cookie; w przypadku części Google należy wyłączyć pliki cookie analityczne, po czym z Państwa przeglądarki nic już nie jest wysyłane do Google.

6. Usługi stron trzecich

Udostępniamy dane tym usługodawcom. Większość przetwarza je wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych; przewoźnicy i Mollie działają ponadto jako niezależni administratorzy na gruncie przepisów o doręczaniu i płatnościach, a Meta jest naszym współadministratorem w zakresie piksela Meta:

Mollie - przetwarzanie płatności (iDEAL, PayPal, Bancontact, karty kredytowe)
Supabase - uwierzytelnianie użytkowników i przechowywanie danych konta i zamówień (UE: Frankfurt, Niemcy)
Cloudflare - zaszyfrowane zewnętrzne kopie zapasowe naszej bazy danych oraz kopie naszych faktur, przechowywane w UE i szyfrowane przed przesłaniem kluczem, który posiadamy wyłącznie my, dzięki czemu Cloudflare nie może ich odczytać
Resend (za pośrednictwem Amazon SES) - e-maile transakcyjne i marketingowe
Netlify - hosting serwisu
MyParcel, PostNL i DHL - doręczanie Państwa zamówień
PostHog - analityka serwisu i nagrania sesji (dane przechowywane w UE; mogą ją Państwo wyłączyć w ustawieniach plików cookie)
Sentry - monitorowanie błędów, w tym nagrania próby wizyt oraz wizyt, podczas których wystąpi błąd, z zamaskowanym całym tekstem i ukrytymi obrazami (dane przechowywane w UE)
Slack - wewnętrzne powiadomienia o zamówieniach i błędach dla naszego zespołu
Upstash - liczniki ograniczania liczby żądań zawierające adresy IP lub identyfikatory kont (przechowywane maksymalnie przez godzinę; 24 godziny w przypadku limitu pobierania danych) oraz krótkotrwałe klucze pochodzące z adresów e-mail, które zapobiegają wysyłaniu przez nas zduplikowanych powiadomień wewnętrznych (przechowywane przez 24 godziny)
tawk.to - czat na żywo (ładowany na każdej stronie)
Google Analytics 4 - analityka serwisu i reklama Google, w tym zahaszowane adresy e-mail, numery telefonu, imiona i nazwiska oraz adresy znalezione na naszych stronach, kody pocztowe i kraje oraz, w przypadku odwiedzających zalogowanych w Google, powiązanie z ich kontem Google (Google signals); mogą Państwo to wyłączyć w ustawieniach plików cookie. Do pomiaru Google działa na nasze polecenie; gdy wykorzystuje dane do wyświetlania reklam we własnych usługach oraz gdy wykorzystuje dane Analytics w formie zagregowanej do ulepszania swoich usług, Google jest niezależnym administratorem, a zastosowanie ma jego polityka prywatności.
Microsoft Clarity - mapy cieplne i nagrania sesji (mogą je Państwo wyłączyć w ustawieniach plików cookie)
Meta Pixel - pomiar reklam (mogą go Państwo wyłączyć w ustawieniach plików cookie)
Google Maps Places - podpowiedzi adresów przy składaniu zamówienia
Google Customer Reviews - jeśli zdecydują się Państwo ocenić zakup w Google, przekazujemy Google Państwa adres e-mail, numer zamówienia, kraj dostawy, przewidywaną datę dostawy i numery GTIN produktów; Google wysyła Państwu swoją ankietę jako niezależny administrator (obowiązuje polityka prywatności Google). Podstawa prawna: Państwa zgoda; mogą Państwo odmówić w oknie dialogowym.
PDOK (Kadaster) - wyszukiwanie niderlandzkich kodów pocztowych przy składaniu zamówienia (podmiot publiczny)
Nasze biuro rachunkowe - księgowość i deklaracje podatkowe

7. Zatrzymywanie danych

Przechowujemy Państwa dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne: dane dotyczące zamówień są przechowywane przez 7 lat w celu spełnienia holenderskich obowiązków podatkowych, dane konta są przechowywane do momentu jego usunięcia, a dane analityczne są automatycznie usuwane po 14 miesiącach. W przypadku naszego newslettera: zapis, którego Państwo nie potwierdzą, jest usuwany po 30 dniach. Gdy zrezygnują Państwo z subskrypcji, natychmiast przestajemy wysyłać wiadomości marketingowe i oznaczamy subskrypcję jako zakończoną. Dokumentację Państwa zapisu i zgody (kiedy i w jaki sposób Państwo się zapisali, potwierdzili zapis i zrezygnowali) przechowujemy przez 3 lata od rezygnacji, aby móc wykazać, że dysponowaliśmy Państwa zgodą, a następnie ją usuwamy. Państwa adres e-mail przechowujemy także na liście wykluczeń tak długo, jak jest to konieczne, aby respektować Państwa decyzję. Zaszyfrowane kopie zapasowe naszej bazy danych są przechowywane przez okres do 6 miesięcy, a kopie zapasowe faktur przez 7 lat. Dane, których usunięcia Państwo zażądali, pozostają w tych kopiach do czasu ich wygaśnięcia; nie wykorzystujemy ich, a jeśli kiedykolwiek będziemy musieli przywrócić kopię zapasową, ponownie je usuwamy, zanim przywrócone dane zostaną wykorzystane.

8. Międzynarodowe transfery danych

Niektórzy z naszych usługodawców mają siedzibę poza UE/EOG: Netlify, Resend z Amazon SES, Slack, Google, Meta i Microsoft mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie im danych opiera się na ramach ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework) lub na standardowych klauzulach umownych (SCC). PostHog i Sentry przechowują nasze dane w UE; dostęp ich amerykańskich spółek dominujących opiera się na Data Privacy Framework lub na SCC. Cloudflare przechowuje nasze zaszyfrowane kopie zapasowe w UE; dostęp Cloudflare, Inc., która ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, opiera się na Data Privacy Framework lub na SCC. Supabase przechowuje nasze dane w UE (Frankfurt, Niemcy); dostęp Supabase, który ma siedzibę w Singapurze, spoza UE opiera się na SCC.

9. Państwa prawa

Zgodnie z RODO mają Państwo prawo do: dostępu do swoich danych osobowych, poprawiania niedokładnych danych, żądania usunięcia swoich danych, ograniczenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych i wycofania zgody w dowolnym momencie. Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, proszę skontaktować się z nami pod poniższym adresem. Odpowiemy Państwu w ciągu 30 dni. Mają Państwo również prawo do złożenia skargi do holenderskiego organu ochrony danych (Autoriteit Persoonsgegevens).

10. Kontakt

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących prywatności lub w celu skorzystania z przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt pod adresem privacy@kocoa.nl.